Política de tratamiento de datos

  • ALCANCE

 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.


  • IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS sociedad con domicilio en la CR 68 13 E 92 P 2 de la ciudad de Santiago de Cali, Colombia identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT 901240050-6 Correo electrónico:  protecciondedatos@activityproductions.com, teléfono (+57)3155762112.


  • DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, actuando como responsable y encargado del tratamiento de datos personales tiene como deberes los siguientes: 

  1. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.
  2. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
  3. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
  4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  5. Cumplir las instrucciones y los requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.


  • DEFINICIONES

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.


  • PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

 

  • Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.


  • PERSONAS QUE PUEDEN EJERCER EL DERECHO DEL TITULAR

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades administrativas, comerciales, legales y operativas así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como: documento de identidad, nombres, apellidos, razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad, sin que la enumeración signifique limitación, de trabajadores y familiares de éstos, consumidores finales, clientes, proveedores, acreedores y deudores y socios.




  • FORMA DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

 

Forma de recolección de los datos personales de los consumidores finales:

 

La recolección de datos personales de consumidores finales potenciales y consumidores finales de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS., se realizará de las siguientes formas:

 

  • Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. por el uso de cookies. Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
  • Mediante el intercambio de correos electrónicos.
  • A través del acceso a páginas Web de la compañía.
  • A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
  • A través de llamadas telefónicas.
  • Mediante eventos realizados por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.



Forma de recolectar los datos de los Trabajadores o candidatos.

 

La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:

 

  • A través de las hojas de vida académicas de los candidatos.
  • A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
  • A través del formato de ingreso a ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. O formato de solicitud de empleo.
  • A través de terceros autorizados y encargados de los procesos de reclutamiento y selección del personal de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
  • En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
  • Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
  • Mediante formatos de afiliación a la EPS, AFP, CCF y ARL y otras administradoras de la seguridad social.
  • Por medio de afiliación a las plataformas web ofrecidas por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.




Forma de recolectar los datos de los clientes.

 

  • A través del acceso a páginas Web de la compañía.
  • A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
  • A través de formularios en físico.

 

Forma de recolección de Proveedores

 

La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:

 

  • A través de ofertas de servicios o cotizaciones.
  • A través del intercambio de correos electrónicos.
  • A través del contrato de cooperación.
  • A través del contrato de prestación de servicios.
  • A través portafolios de servicios.
  • A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
  • A través de información contenida en la redes sociales y página web del proveedor.




Forma de recolección de Socios

 

La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:

 

    • A través de la suscripción de acciones.
    • Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
  • A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.


  • FINALIDAD

 

Los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS tienen las siguientes finalidades:

 

Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Consumidores finales.

 

  • La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad. Por lo anterior, las finalidades de recolección y tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios y Clientes de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. serán las siguientes: Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y medios de almacenamiento de información de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Creación y administración de la cuenta del usuario.
  • Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
  • Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
  • Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o mercadeo y ventas remotas. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación.
  • Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
  • Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
  • Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
  • Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
  • Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  • Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  • Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
  • Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
  • Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de índole administrativa, legal, de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
  • Remitir información a los Encargados del Tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
  • Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
  • En caso de presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.



Finalidad de tratamiento de los datos de los candidatos a trabajadores.

 

Antes de iniciar la relación laboral, ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. informará a los candidatos en los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:

  • Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
  • Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  • Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
  • Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
  • Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.  
  • Envío ofertas de trabajo.

 

Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores.

 

La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas entre ACTIVITY PRODUCTIONS SAS y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:

  • Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
  • Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  • Contacto de un acudiente en caso de emergencia o desaparición.
  • Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
  • Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
  • Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
  • Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
  • Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
  • Seguridad y control de acceso a las oficinas.
  • Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
  • Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
  • Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
  • Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral.
  • Análisis y evaluación de la formación académica del empleado.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
  • En caso de presentarse otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

 

Finalidad de tratamiento de los datos de los Clientes

 

La recolección y tratamiento de datos personales de los Clientes se hará con el fin de controlar el servicio de intermediación que ofrece ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. y de esta manera velar por el buen servicio al usuario; para ello se tendrán en cuenta las siguientes finalidades:

  • Llevar registro de entrada y salida de las oficinas de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Brindarle capacitación permanente al Cliente sobre el uso de la aplicación de la empresa.
  • Llevar control del número de Clientes existentes dentro de la empresa.
  • Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al servicio.
  • Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  • Creación de un usuario en los sistemas de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. para llevar a cabo las funciones del Cliente.



Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores

 

La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. requiera para el normal funcionamiento de su operaciónde igual forma tendrá las siguientes finalidades:

  • Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
  • Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  • Mantener un registro de la información de proveedores.
  • Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
  • Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
  • Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
  • Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y ACTIVITY PRODUCTIONS SAS.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
  • Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
  • En caso de otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.  

 

Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios

 

La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS. tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:

  • Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
  • Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
  • Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
  • En caso de presentarse otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.


  • DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

 

  1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales ACTIVITY PRODUCTIONS SAS está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISTRICIONES IMCA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  3. Ser informado por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Solicitar a ACTIVITY PRODUCTIONS SAS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.


  • ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

 

La Dirección Administrativa y Comercial de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, están obligados a reportar estas Bases de Datos a Asuntos Legales y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

Asuntos Legales también ha sido designada por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.


  • AUTORIZACIÓN

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

  • Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
  • Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que ACTIVITY PRODUCTIONS SAS realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, tales como:

 

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

 

IMPORTANTE: En ningún caso ACTIVITY PRODUCTIONS SAS asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

 

  • Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

 

  • Los Datos Personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales
  • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.


  • CARÁCTER DE LOS DATOS SUJETOS DE TRATAMIENTO

 

    1. DATOS PRIVADOS: El dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular tales como: datos telefónicos, electrónicos, laborales, información financiera, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
  • DATOS SEMIPRIVADOS: Los datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países (reportes positivos y negativos) de los consumidores finales, clientes, proveedores y socios, trabajadores o familiares de estos, candidatos a su profesión u oficio y a su calidad de clientes, proveedores y socios con quien tenga o haya tenido relación.
  1. DATOS PÚBLICOS: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de los consumidores finales, clientes, proveedores y socios, trabajadores o familiares de estos, candidatos a su profesión u oficio y a su calidad de clientes, proveedores y socios con quien tenga o haya tenido relación o datos contenidos en registros o documentos públicos.


  • DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

 

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

 

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

 

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, ACTIVITY PRODUCTIONS SAS deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.





  • DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, ACTIVITY PRODUCTIONS SAS no realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes.



  • PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:


  • ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

 

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, a través de los medios indicados más adelante:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACTIVITY PRODUCTIONS SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por ACTIVITY PRODUCTIONS SAS a sus datos personales.

 

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

  • Comunicación dirigida a Dirección Administrativa y Comercial de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, CR 68 13 E 92 P 2 en la ciudad de Santiago de Cali. 
  • Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@activityproductions.com

 

Atención y respuesta por parte de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


  • ATENCIÓN Y RESPUESTA A  QUEJAS Y RECLAMOS:

 

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, a través de una solicitud, queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

 

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

 

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

  • Comunicación dirigida a Dirección Administrativa y Comercial de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, CR 68 13 E 92 P 2 en la ciudad de Santiago de Cali. 
  • Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@activityproductions.com



Atención y respuesta por parte de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS:

 

  • Si la queja o reclamo se presentan incompletos, ACTIVITY PRODUCTIONS SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
  • En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Dirección Administrativa y Comercial de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


  • INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

 

Cuando se accede o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS o sus aplicaciones, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.


  • NIVELES DE PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin que serán los siguientes: 

  • Todos los equipos donde se almacene información sujeta a tratamiento de datos personales contarán con licencia original del Sistema operativo que maneje.
  • Todos los equipos donde se almacene información sujeta a tratamiento de datos personales contarán con licencia original de antivirus que garantice permanente su actualización y constate detección, bloqueo y eliminación de virus y otros códigos maliciosos, mediante esquemas cortafuegos y análisis permanente de la información que se este adhiriendo.
  • Todos los equipos donde se almacene información sujeta a tratamiento de datos personales estarán protegidos con contraseña que será personal e intransferible de la persona a quien se tenga asignado el equipo de computo, además deberá contar con una política de cambio periódico de contraseñas.
  • Todos los equipos donde se almacene información sujeta a tratamiento de datos personales deberán contar con un programa de mantenimiento preventivo, donde se determine la periodicidad y las actividades respectivas para evitar daños en los equipos y pérdidas en la información.
  • Todos los equipos donde se almacene información sujeta a tratamiento de datos personales deberán contar con una política de copias de seguridad locales o en la nube, donde se determine la periodicidad y las actividades respectivas.
  • La información sujeta a tratamiento de datos personales que sea almacenada físicamente deberá acopiarse en medios idóneos y bajo llave que deberá contar con un responsable asignado por el responsable del tratamiento de datos personales.

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS y sus Encargados. ACTIVITY PRODUCTIONS SAS exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.


  • CUSTODIA Y RESTRICCIÓN DE LOS DATOS SUJETOS DE TRATAMIENTO

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, actuando como responsable y encargado del tratamiento de datos personales custodiará permanentemente los datos personales almacenados, de acuerdo a los niveles de protección establecidos por la empresa en el numeral anterior. Y los almacenará de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Asimismo, el acceso a datos sujetos de tratamiento está restringido al público en general y solo podrá acceder a ellos la persona encargada designada por la empresa. 


  • RESTRICCIÓN DE LOS DATOS SUJETOS DE TRATAMIENTO

 

Los datos personales sujetos de tratamiento y cuya responsabilidad esté a cargo de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS, solo podrán ser verificados por la persona encargada por la empresa y estarán restringidos al púbico en general.


  • TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

 

ACTIVITY PRODUCTIONS SAS podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

 

Igualmente, ACTIVITY PRODUCTIONS SAS podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a ACTIVITY PRODUCTIONS SAS cuando:

  • Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS;
  • Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre ACTIVITY PRODUCTIONS SAS y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

  • Dar Tratamiento, a nombre de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.


  • LEGISLACIÓN APLICABLE

 

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.


  • MEDIOS DE DIFUSIÓN

 

Esta Política de Protección de Datos Personales, se publicará en la página web y APP de ACTIVITY PRODUCTIONS SAS y se enviará al titular las modificaciones o actualizaciones a las que se someta, a través de los medios autorizados por el TITULAR.


  • VIGENCIA

 

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de mayo de 2022.